Una colección donada: qué hay dentro y qué hacer con ella

De vez en cuando llegan a una biblioteca o archivo colecciones donadas — de particulares, herederos, organizaciones que cierran. Las cajas y los discos llegan, pero el análisis se pospone durante años: no hay quien revise a mano cada pieza y entienda qué es valioso, qué duplica el fondo ya existente y qué no merece conservarse.

Digercules ordena la colección donada y crea una descripción estructurada: qué hay dentro, una valoración de la singularidad de cada pieza respecto al fondo ya existente, qué requiere atención inmediata (soportes frágiles, copias únicas), qué se puede prescindir de conservar.

Exactamente esta tarea ya se ha resuelto en la práctica: un archivo donado de canción de autor — cientos de grabaciones de conciertos y 306.000+ documentos de texto asociados — ha sido ordenado, transcrito y catalogado (66.000+ horas de audio).

Es el mismo proceso desde el otro lado

La situación en la que un particular decide qué hacer con un archivo heredado (un archivo doméstico o una colección recibida por herencia) y finalmente lo entrega a una biblioteca o archivo es el mismo proceso, pero visto desde el heredero. Se trata por separado y con un tono más personal: Archivo heredado en digercules.net.

Si el análisis ya se hizo del lado del heredero antes de la entrega, la institución recibe, no cajas en bruto, sino una descripción ya estructurada de la colección — una línea que desarrollamos por separado, para que ambas partes de la entrega hablen el mismo idioma.

Cómo funciona

El procesamiento se ejecuta por completo en el equipo del propio cliente o — si esa capacidad no basta — se delega a una máquina externa concreta a través de un canal cerrado punto a punto (no una nube pública): la capacidad de cómputo está físicamente ubicada en el Cáucaso y en Europa del Este, al cliente siempre se le indica de forma explícita en qué máquina y bajo qué jurisdicción se realiza el procesamiento, y solo regresan resultados en texto o estructurados — nunca los archivos originales.

Si la colección incluye fotos o vídeo con personas que hay que identificar, un módulo específico de identificación de rostros se encarga de ello: el sistema solo sugiere una coincidencia por similitud, la persona que hace la revisión siempre confirma, y un rostro que nadie reconoce queda marcado en lugar de hacerse pasar por identificado. Cómo funciona.

Objeciones

«En las colecciones donadas a menudo no está claro el estatus de los derechos» — Digercules describe el contenido de la colección, pero no resuelve cuestiones de derechos de autor; el resultado es una base para tomar decisiones de conservación y derechos con conocimiento, no a ciegas.

«No tenemos recursos ni para empezar el análisis» — precisamente por eso el análisis es automático: el resultado llega en horas, no en los años que se tarda en esperar a un voluntario o becario.

Primer contacto

Piloto sobre una colección donada pendiente de análisis — descripción estructurada con valoración de la singularidad y de los duplicados respecto al fondo. La decisión sobre este piloto corresponde al director de la biblioteca/archivo o al conservador jefe del fondo, no a un empleado cualquiera.