Transferencia de conocimiento tras una baja

Un empleado se ha ido — y en su ordenador quedan años de ficheros: borradores, correspondencia, trabajo en curso, carpetas sin nombre. Formalmente «hay que traspasarlo al sucesor»; en la práctica nadie los abre y la mitad nunca se encuentra.

Digercules analiza el contenido del ordenador del empleado que se ha ido y lo convierte en un cuadro comprensible: a qué se dedicaba realmente la persona (según los ficheros, no según la descripción del puesto), qué llevó hasta el final, qué dejó a medias, qué contactos y acuerdos quedaron solo en su correo o sus chats.

Qué se ordena exactamente

En la práctica, en ese ordenador se encuentra todo mezclado: ficheros de trabajo y personales sin separar, decenas de versiones del mismo documento (informe_final_v3_USAR_ESTE.docx), correspondencia con clientes y compañeros en correo y mensajería, tareas a medias sin ningún gestor, contraseñas y accesos mencionados de pasada en un chat, nunca traspasados de forma explícita. El análisis encuentra: qué proyectos y clientes existían realmente (según los ficheros y la correspondencia, no según una lista formal), qué de lo empezado no se terminó y requiere un traspaso urgente, qué contactos y acuerdos no están registrados en ningún sitio salvo el correo personal de ese empleado, qué se puede y se debe borrar (lo personal, los duplicados, borradores obsoletos) y qué archivar.

Cómo funciona

El procesamiento se ejecuta por completo en el equipo del propio cliente o — si esa capacidad no basta — se delega a una máquina externa concreta a través de un canal cerrado punto a punto (no una nube pública): la capacidad de cómputo está físicamente ubicada en el Cáucaso y en Europa del Este, al cliente siempre se le indica de forma explícita en qué máquina y bajo qué jurisdicción se realiza el procesamiento, y solo regresan resultados en texto o estructurados — nunca los archivos originales. Que los datos de un empleado concreto no acaben en un servicio en la nube ajeno se da por sentado por defecto, no es algo que haya que explicar.

Objeciones

«Ahí hay datos confidenciales de la empresa» — el procesamiento o bien no sale de su perímetro, o bien se hace en una máquina nombrada con jurisdicción explícita; hacia fuera solo sale el resultado estructurado, no los ficheros.

«Ya hicimos una auditoría manual al darse de baja» — la auditoría manual mira carpetas por su nombre; Digercules lee el contenido y encuentra lo que no está a la vista (borradores en carpetas personales, adjuntos en la correspondencia, versiones olvidadas de documentos).

Primer contacto

Piloto sobre el archivo real de un empleado que ya se ha ido — el ordenador ya existe, el resultado se ve en unas horas, no hay que implantar nada. La decisión sobre este piloto suele tomarla el director de RR. HH. o el director de IT, no un empleado cualquiera del departamento — conviene dirigir la propuesta directamente a esa persona.