Documentación de proyectos: planos, esquemas y versiones sin un índice único

Una promotora o administradora de fincas acumula, con los años, un volumen enorme de documentación de proyectos — planos de plantas, esquemas técnicos, permisos, versiones de proyectos modificadas durante la construcción. Encontrar la versión vigente de un esquema concreto para un inmueble se convierte en una tarea que se resuelve llamando a quien «debería recordarlo».

Digercules ordena el archivo de documentación de proyectos y lo cataloga por inmuebles, versiones y tipos de esquema — determinando qué versión es la definitiva y cuáles son borradores intermedios.

Cómo funciona

El procesamiento se ejecuta por completo en el equipo del propio cliente o — si esa capacidad no basta — se delega a una máquina externa concreta a través de un canal cerrado punto a punto (no una nube pública): la capacidad de cómputo está físicamente ubicada en el Cáucaso y en Europa del Este, al cliente siempre se le indica de forma explícita en qué máquina y bajo qué jurisdicción se realiza el procesamiento, y solo regresan resultados en texto o estructurados — nunca los archivos originales. La documentación de proyectos permanece bajo el mismo control de acceso — el procesamiento se hace por indicación directa, y hacia fuera va el catálogo, no los planos en sí.

Objeciones

«La documentación está sujeta a requisitos de conservación» — el procesamiento no cambia las condiciones de conservación de los originales, crea un índice adicional sobre el archivo existente.

«Tenemos un sistema de gestión documental» — la gestión documental funciona bien cuando los documentos se introducen ahí siguiendo reglas desde el principio; Digercules ordena lo acumulado antes de implantar el sistema o al margen de él — escaneos, versiones antiguas, documentos de inmuebles que se llevaron de otra forma.

Primer contacto

Piloto sobre la documentación de un inmueble — catálogo de esquemas y planos con determinación de las versiones vigentes. La decisión sobre el acceso a la documentación de proyectos corresponde al director técnico o al gerente de la administradora, no a un ingeniero cualquiera.